SỐ HOÁ

04/12/2020

 

Việc chuyển đổi sang dữ liệu điện tử ngày một phổ biến hơn

 

      Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm ..vv chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS, kinh doanh ... mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi. Số hoá dữ liệu chính là giải pháp để lưu trữ được một lượng lớn dữ liệu mà việc truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng.

 

 

Số hóa là gì?

 

 

 

 

     Số hóa là hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa tài liệu dạng giấy với nhiều khổ cỡ, xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Hoặc số hóa truyền hình chuyển đổi từ phát sóng truyền hình analog sang phát sóng kỹ thuật số.

 

     Hiểu một cách đơn giản nhất: Số hóa chính là việc nhập các dữ liệu lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi.

 

     Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

 

 

Số hóa tài liệu - hướng tới xây dựng văn phòng điện tử

 

 

·        Tối giản hóa và giảm chi phí quản lý, vận hành

 

·        Cải thiện chiến lược khách hàng

 

·        Xác định chính xác phân khúc thị trường và khách hàng tiềm năng

 

·        Cập nhật nhanh chóng và chính xác nhờ hệ thống thông tin, báo cáo thông suốt, kịp thời.

 

·        Tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ mới.

 

·        Trải nghiệm khách hàng toàn cầu

 

·        Nâng cao hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của doanh nghiệp

 

·        Tăng sự nhanh nhẹn và đổi mới

 

 

Khắc phục các nhược điểm mà tài liệu giấy gặp phải

 

 

-    Việc tìm kiếm tài liệu giấy chiếm quá nhiều thời gian

 

-    Tài liệu giấy lưu chuyển thông tin với tốc độ rất chậm

 

-    Các sai sót từ quá trình lưu trữ ảnh hưởng đến việc xử lý tài liệu

 

-    Tốc độ xử lý dữ liệu và trao đổi thông tin nội bộ thấp ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

 

 

Các dạng số hoá tài liệu

 

Có rất nhiều dạng tài liệu trong số hoá. Tuỳ thuộc vào mục đích, việc quản lý và đánh giá, theo dõi mà lựa chọn các dạng tài liệu khác nhau.

 

-    Lưu trữ theo kho

 

-    Lưu trữ theo kệ

 

-    Lưu trữ theo hộp

 

-    Lưu trữ theo hồ sơ

 

-    Lưu trữ theo văn bản

 

 

Những lưu ý khi số hóa tài liệu

 

Đã đến lúc doanh nghiệp nên thực hiện số hóa tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số. Tiết kiệm không gian quản lý và chi phí bảo quản.

Bạn cần hiểu rõ việc số hóa cần những yêu cầu gì?

 

– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?

 

– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.

 

– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)

 

– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?

 

– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)

 

– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)

 

– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?

 

Số hóa thành công khi bạn hoàn tất công nghệ

 

Trong thực tế thì không như vậy, công nghệ rốt cuộc cũng chỉ là một thứ công cụ, bản thân việc áp dụng công nghệ chẳng thể đảm bảo được

kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

 

Sự thành công của số hóa phải nằm ở trong tư duy, trong cách nhân viên tiếp cận và giải quyết vấn đề hàng ngày, hàng giờ.